Privacy

PRIVACYVERKLARING A3312G – Scouts Kokaz – 26ste Sint Joris

Onze scouts- en gidsengroep hecht veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders en sympathisanten.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

Algemene informatie groep

A3312G – Scouts Kokaz – 26ste Sint Joris Duffelshoek 126
2550 Kontich www.scoutskokaz.be

Onze groep is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De gegevens van leden en leiding worden echter ook verzameld in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw.

Hiervoor treedt onze groep op als verwerker. Meer informatie over het privacybeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw kan je terugvinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken.

1.  Gegevens inkijken

Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen. Heb je een account op de Groepsadministratie, dan kan je daar verschillende persoonsgegevens bekijken en/of bewerken.

Wil je een overzicht krijgen van alle gegevens die we in ons bezit hebben, neem dan contact op met Emilie Van Osselaer (groepsleiding@scoutskokaz.be).

2.  Gegevens verbeteren of aanvullen

Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.

3.  Gegevens verwijderen

Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:

  • De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
  • De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
  • De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt

4.  Gebruik van gegevens beperken

Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vraag kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

5.  Rechten uitoefenen

We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemandanders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.

Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met Emilie Van Osselaer (groepsleiding@scoutskokaz.be).

Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming, te bereiken via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be of door een brief te sturen naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, TAV Functionaris voor Gegevensbescherming, Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen.

Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be .

Welke gegevens verzamelen we?

  • Identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer.
  • Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit.
  • Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspuntenvoor leiding bij de sociale omgang, bij sporten, hygiëne of beperkingen.
  • Je gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood.
  • Je lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in groepen.
  • Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.
  • Financiële gegevens zoals het bankrekeningnummer of financiële tegemoetkomingen.
  • Afbeeldingen zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Onze groep verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:

  • Een vlotte werking van de groep en de ledenadministratie
  • Het verzekeren van elk aangesloten lid
  • Communicatie over de werking van onze groep
  • Het organiseren van de wekelijkse activiteiten en evenementen
  • Het versturen van het maandblaadje en nieuwsbrieven

Het verstrekken van de identificatiegegevens en  persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.

Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.

Verkrijgen van de gegevens

Gegevens worden rechtstreeks verkregen van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd.

Bewaartermijn

Onze groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moeten wij rekening houden met verschillende wettelijke termijnen.

Nagenoeg alle gegevens worden ten laatste 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd, met uitzondering van de medische gegevens. Deze worden ten laatste 1 jaar na afloop van het lidmaatschap vernietigd.

Toegang tot de gegevens

Onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding, dit in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van de groep.
Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden.

Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden. De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden viahttps://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

Laatste aanpassing: 14/1/2020

Corona

SCOUTING IN TIJDEN VAN CORONA

UPDATE 4/11
Na de vernieuwde maatregelen (de lockdown in ons land) willen we jullie graag nog even opnieuw informeren over de stand van zaken bij ons op de scouts.

Het was niet eenvoudig om hier een ‘juiste’ beslissing te nemen, maar na overleg met de verschillende leidingsploegen, én met de steun van Scouts&Gidsen Vlaanderen, hebben we besloten om de scoutsactiviteiten voor de jongste takken (kapoenen, kawelpen en jokaz) door te zetten.

We erkennen de nood aan spel en ontmoeting in deze vervelende periode en stellen de mentale gezondheid van onze leden voorop. Uiteraard zijn we hierbij extra waakzaam en nemen we extra voorzorgsmaatregelen om dit alles op een veilige manier te laten verlopen.

De oudere takken (jonggivers en givers) gaan de komende periode verder met online vergaderingen. We hopen ook hier dat jullie talrijk aanwezig zullen zijn om jullie zondag toch op een scouteske manier door te brengen! De details voor het spel en het medium waarop het plaatsvindt, zal steeds op voorhand meegedeeld worden. Deze informatie zal ook steeds ten laatste vrijdag op de site komen.

Zorg voor jezelf, zorg voor elkaar en hopelijk tot heel snel terug op Kokaz.

Stevige linker-elleboog,
Groepsleiding en leiding Scouts Kokaz


UPDATE 27/10
De Vlaamse Regering maakte bekend dat vanaf vrijdag 30 oktober (18 u) geen activiteiten nog toegelaten zijn voor jongeren vanaf 12 jaar. Deze blijven wel mogelijk met kinderen jonger dan 12 jaar binnen de lijnen van code rood. Overnachtingen (en dus kampen in de herfstvakantie) mogen niet meer doorgaan, met geen enkele leeftijdstak.


Voor de kapoenen en kawelpen het volgende :

  • De vergaderingen blijven van 14u-17u en gaan door op Kokaz.
  • Opgelet we spelen enkel nog buiten (ook als het koud is of regent). Kleed je kinderen dus goed op 3u buiten spelen. We mogen met de nieuwe maatregels namelijk niet meer binnen spelen. 
  • Geef je kind een drinkbus mee. Met corona kunnen de kinderen geen bekers delen.
  • Als het weer heel slecht is, zullen we beslissen om de vergadering niet te laten doorgaan. Dit laten we steeds ten laatste zaterdagavond weten per mail. Uitzonderlijk bij heel slecht weer laten we de optie open om op zondag zelf de vergadering af te lassen. Dan zal u telefonisch gecontacteerd worden. Ter vervanging zal de leiding dan een online spel voorzien.

NOG EVEN UW AANDACHT – BELANGRIJK

  • Behoort een lid tot een risicogroep? Dan mag hij/zij, mits toestemming van de ouders, voogd en/of huisarts, deelnemen aan de activiteiten.
  • Was je ziek voor de start (3 dagen symptoomvrij voor hervatten activiteiten) van de activiteit of tijdens de activiteit? Dan mag je niet (meer) deelnemen. Dat geldt voor iedereen die betrokken is : leden, leiding, foeriers, enzovoort.
  • Voor elke vergadering wordt er een aanwezigheidslijst bijgehouden door de leiding.
  • We vragen steeds een mondmasker te dragen bij het afzetten/ophalen van uw kind. Leden van 12+ (en ook alle leiding) dragen gedurende de hele vergadering hun mondmasker.

Bovenstaande informatie kan u ook terugvinden via https://www.scoutsengidsenvlaanderen.be/Corona
Bij vragen of opmerkingen mag u ons steeds contacteren via groepsleiding@scoutskokaz.be

Contact

Onze lokalen van Scouts Kokaz 26ste Sint-Joris liggen in Kontich Kazerne achter het voetbalveld van VK Kontich.
Onze scouts bestaat uit twee lokalen die grenzen met de Babbelse plassen.

Exacte adres:
Duffelshoek 126, 2550 Kontich

Voor de juiste contactgegevens kan u deze allemaal terugvinden bij het menu ‘takken’.

Inschrijvingen

Scouts Kokaz heeft geen wachtlijsten voor nieuwe leden dus kom gerust eens proberen. Bevalt het je? Dan mag je nog twee keer komen proberen vooraleer we verwachten dat je je inschrijft.


Ben je klaar voor een nieuwe uitdaging en wil je je inschrijven in onze scouts? Vul dan zeker de onderstaande documenten goed in. Voor vragen kan je altijd terecht bij de groepsleiding.

Via deze link kan u uw zoon/dochter inschrijven en vindt u de informatie over het lidgeld:
– Inschrijven: Individuele steekkaart & Medische informatie
– Alles over het lidgeld

Mocht je nieuw uniform willen kopen kan je dit altijd doen op zondag vergaderingen bij de groepsleiding om 17.00u.


REKENINGNUMMERS:

  • Lidgeld: BE68 7350 4461 4934
  • Groepskas: BE30 7350 4459 3211

Service

Onze scouts zou natuurlijk niet kunnen draaien zonder onze service mensen die achter de gordijnen allerlei zaken regelen. Hieronder kan je een korte voorstelling vinden van ons service team en hun functies!

Leidingslokaal
Nils – Jolien – Cato – Sami

Materiaalmeesters
Daan – Levi – Stef – Psy – Gapy – Xander


Administratie
ELine – Paco

EHBO
Bert – Toto

Floor managers
Wapi – Maxime – Wilu

Team ECO
Rikki – Balou

Verantwoordelijke sponsors
Daan

Verhuur

Ons lokaal is rustig gelegen in een groene omgeving achter het voetbalveld van Duffelshoek 126 in Kontich. Deze is beschikbaar voor verhuur aan jeugdverenigingen van maximum 35 personen en dit enkel in weekends doorheen het scoutsjaar. Alle relevante informatie over onze voorwaarden is te vinden in onze huurovereenkomst (zie bijlage).
Voor oudleiding en scoutsvrienden: wil je voor een evenement ons lokaal gebruiken? Geen probleem! Voor 50 euro per dag (inclusief verbruikskosten) stellen wij het lokaal ter beschikking. Onze verhuurders helpen je met alle plezier verder en je kan ze bereiken op het e-mailadres verhuur@scoutskokaz.be.

INFO OVER VERHUUR

KAART
Terrein en ligging
Ons lokaal bevindt zich achter het voetbalveld van V.K. Kontich met als adres Duffelshoek 126 2550 Kontich. Het is goed bereikbaar met zowel het openbaar vervoer (bus- en treinstation op 1 km) als met de wagen (E19). Het voetbalveld mag worden betreden mits toestemming van de voetbalclub en onder het strikte voorbehoud dat er geen afval of rommel wordt achtergelaten. Rondom het lokaal ligt een speelveld met aangrenzend speelbos. Op 5 minuten wandelen bevinden zich nog enkele grasvelden en een bos (Kapellekesbos) die vrij toegankelijk zijn. Wij hebben een goede verstandhouding met zowel de voetbalclub als onze buren en zouden dit ook graag zo houden. Respecteer dus ieders nachtrust!

Accommodatie
Ons lokaal is onder meer uitgerust met een keuken met wastafel, 2 gasvuren (gasflessen worden voorzien), een ijskast en diepvriezer, oven, microgolfoven en al het benodigd keukenmateriaal (voor een gedetailleerde lijst zie het huurcontract). Bestek en borden voor 35 personen zijn aanwezig.
Bovendien beschikken we over een groot (75 m2), middelgroot (40 m2) en klein (26 m2) lokaal. Allen zijn voorzien van uitstekende verwarming en dubbele beglazing.
Stoelen en tafels voor 35 personen zijn aanwezig.

Huurprijs en kosten

HUUR WEEKEND
De huurprijs voor een weekend bedraagt € 4 per persoon per nacht, exclusief verbruikskosten van gas, water en elektriciteit. De minimum prijs is 80 euro. De waarborg bedraagt €200 en dient ten laatste drie dagen voor aankomst betaald te worden. De huurprijs wordt na het verblijf verrekend en afgetrokken van de waarborg.

HUUR DAG OF AVOND
De huurprijs voor een dag of avond bedraagt €50, ongeacht het aantal personen. De waarborg bedraagt eveneens €50 en dient ook hier ten laatste drie dagen voor aankomst betaald te worden. De waarborg en de huurprijs worden apart betaald.

HUURCONTRACT

Indien de aangevraagde datum nog beschikbaar is, zal een van onze verhuurders een word-versie van onderstaand contract sturen. Wij willen u vragen om dit contract aandachtig door te lezen en ingevuld terug te sturen met een elektronische handtekening.

Huurovereenkomst-Scouts-Kokaz

BESCHIKBAARHEID
Ons lokaal wordt enkel verhuurd aan jeugdverenigingen van maximum 35 personen, oudleiding en scoutsvrienden en zijn enkel beschikbaar in weekends doorheen het scoutsjaar (dat grotendeels overeenstemt met het schooljaar). In onderstaande agenda vindt u een overzicht van de beschikbaarheid. 

Wens je meer informatie of wil je onze lokalen huren? Mail dan naar verhuur@scoutskokaz.be.

Rekeningnummer: BE68 7350 4461 4934